Una de las tareas más complejas de ser autónomo es realizar facturas correctamente. Para ello es imprescindible conocer los datos, saber calcular los impuestos…Desde Financia-T queremos evitarte que pierdas el tiempo corrigiendo facturas cuando se las presentas a tu gestor, por lo que te explicamos de manera sencilla cuales son los pasos a seguir. 

Antes de empezar a guiarte debes saber que para cualquier transacción comercial que realices como autónomo debes hacer una factura, ya que estás ofreciendo un servicio o bien a cambio de unos ingresos. 

¿Por qué son tan importantes las facturas cuando eres autónomo? 

Las facturas son tan importantes porque son la manera que tiene la Administración Pública de llevar la cuenta de los impuestos de los trabajadores por cuenta propia. Puede conocerlo porque en estos documentos aparece el IVA e IRPF que vas a tener que pagar por llevar a cabo tu negocio. 

¿Qué tipo de facturas pueden hacer los autónomos?

Existen diferentes tipologías de facturas: la simplificada, ordinaria, rectificativa, proforma, recapitulativa. 

Una factura simplificada y una ordinaria parecen iguales pero la principal diferencia entre la factura simplificada y ordinaria es que la simple no hace referencia a los datos personales del cliente solo los del emisor. No suelen ser muy frecuentes, pero sirven para acelerar el transcurso administrativo. 

Las facturas rectificativas son aquellas en que se llevan a cabo cuando  la factura original atienda a los requisitos propios del contenido de las mismas o cuando las cuotas impositivas repercutidas no se determinan de la manera correcta. 

La proforma es el documento que se realiza previamente a la factura ordinaria. Fiscalmente no tiene validez, pero es frecuente en el sector del comercio ya que te permite dar un porcentaje de la cuantía previo a la emisión de la factura. Así como todos los detalles de la futura factura. Por lo tanto solo sirve para acreditar que ha existido un inicio de actividad comercial. 

Y por último la recapitulativa consiste en agrupar en una sola factura las distintas operaciones que se hayan hecho para un mismo destinatario en un mismo mes natural. Estas facturas son emitidas el último día del mes natural de trabajo. La única excepción es cuando se envían a una empresa o profesional que tienen que estar a su disposición antes del día 16 posterior al mes trabajado. 

Pasos a seguir para una correcta formulación de una factura 

La guía que te ofrecemos se podrá aplicar en cualquier metodología. Si quieres usar un software automatizado o si quieres hacerla a mano. 

A la hora de llevar a cabo una factura debemos introducir los datos obligatorios necesarios para que tenga una validez legal. Posteriormente puedes añadir otras informaciones relevantes que pueden comportar beneficios para la empresa, como la fecha de caducidad. 

  1. Añadir los datos obligatorios en tu facturación

En tus facturas tienes que añadir el nombre, apellidos y dirección fiscal con los que te registraste al darte de alta como autónomo. Así como también el DNI ya que permitirá identificarte como trabajador por cuenta ajena. 

  • Número de la factura ( tienes que seleccionar la serie de facturas  y los dígitos que la componen ya que siempre será correlativo) 
  • Datos fiscales del emisor y el receptor
  • Fecha de emisión de la factura 
  • Datos descriptivos de lo vendido
  • Información del registro mercantil 
  • Datos totales de la factura 

2. Incorporar datos opcionales si se considera preciso

Puedes añadir tu número de móvil o correo electrónico para dejar una vía de contacto pero no es estrictamente necesario. En el caso que tu marca tenga una imagen gráfica muy trabajada, añadir el logo también puede ser acertado ya que da un aire más profesional. Puedes añadir otras informaciones como: 

3. Introducir datos descriptivos del producto/servicio

Una vez ya tengas bien identificados al emisor, al receptor y la propia factura. Deberás dejar claro lo que estás facturando, haciendo una descripción de tus productos o servicios.

  • Detalla el concepto
  • Describir las cantidades de cada producto o servicio así como su precio previo a los impuestos, retenciones y descuentos. 

4. Datos totales de la factura 

El momento más importante del documento es cuando se añaden los datos totales de la factura. Los puntos que tienen que aparecer:

  • La base Imponible.
  • Cantidades de cada producto o servicio.
  • Descuentos aplicados.
  • El tipo impositivo de IVA.
  • El tipo impositivo de IRPF 
  • Importe total de la factura sumando los distintos impuestos a la base imponible.

5. Entregar la factura al cliente 

El último paso es enviar la factura al destinatario final, el cliente. Se debe efectuar el envío de manera inmediata al cliente para que pueda gestionarse hasta el día 16 del próximo mes si se trata de una entidad.  

Puede entregarse mediante un envío, físicamente o digitalmente pero todas las opciones son igual de válidas.  

Si acabas de introducirte como autónomo es normal que te sientas abrumado con tanta burocracia y trámites. La facturación es el aspecto más complejo a llevar a cabo, por lo que si te parecen demasiados conceptos a tener en cuenta no te preocupes. Siguiendo estos consejos acabarás interiorizando el proceso de manera automática y para el próximo mes lo tendrás por la mano. Pese a esto, si aún te siguen quedando dudas puedes ponerte en contacto con nosotros y te aconsejaremos qué datos son los mejores a añadir en las facturas de tu empresa.