Según expertos, la búsqueda de documentos es uno de los mayores detractores del tiempo en las oficinas. Frecuentemente, los archivos suelen estar mal organizados y encontrarlos supone una pérdida de tiempo bastante perjudicial para las empresas. 

Archivar correctamente los documentos aumenta la productividad y eficiencia de los procesos de trabajo, así como ofrece una mayor seguridad y más espacio,  por lo que es muy recomendable llevar a cabo una buena organización de los archivos en una empresa. 

¿Cómo archivar correctamente los documentos digitales de una empresa? 

Hay que evitar tener la información desperdigada por el escritorio y guardarla con el mismo concepto.  Sabemos que parece muy fácil, pero con el ritmo vertiginoso del día a día es complicado seguir un orden a rajatabla. No te preocupes, en Financia-t te vamos a dar unas claves  muy sencillas, que te ayudarán a que en tu oficina deje de reinar el caos. 

  • Ordenar por proyectos o clientes

Las empresas que tienen una larga lista de clientes o de proyectos, la manera más óptima para organizar sus documentos, es crear un archivo para cada uno, así como también subcarpetas con el objetivo de encontrar antes documentos según su temática.

  • Archivar los documentos inútiles

Es un error muy frecuente acumular información innecesaria. Para mantener el orden te recomendamos agrupar todos los documentos de un año en una misma carpeta. 

  • Organizar desde el principio

La clave del orden es evitar la procrastinación, hay que ser constante y empezar desde el principio. 

  • Mantén el escritorio despejado 

Los ordenadores con escritorios llenos de archivos generan mucha saturación, por lo que intenta mantenerlo despejado con las carpetas necesarias, nunca documentos sueltos.

¿Cómo archivar correctamente los documentos físicos de una empresa?

Con la digitalización es cada vez menos frecuente ver oficinas repletas de papeles desordenados. Pese a esto, hay cierta documentación que sigue siendo imprescindible en formato físico, por lo que también te damos unos consejos para que puedas tener una oficina ordenada y eficiente. 

  • Organizar por carpetas

Las carpetas y archivadores son los mejores aliados, no dudes en hacerte con ellos, te cambiarán la vida. Es muy recomendable agrupar la información en carpetas según su contenido y ordenarlas de forma numérica y rotularlas en el exterior con el tema que tratan para localizarlo rápidamente.

  • Archivar documentos pasados

Coloca las  carpetas de años anteriores en baldas menos accesibles, por si en algún momento quieres consultar la información, y las que tienen documentos más recientes en las más cercanas. Así evitarás confundirte de carpetas y siempre consultarás las más actuales. 

  • Utilizar mobiliario para almacenar los archivos 

Almacenar los documentos en armarios o estanterías te permitirá dar a la oficina un aspecto más armónico. 

Una vez ya conoces todas las claves para poder llevar a cabo una buena organización de los archivos en la empresa, es hora de ponerlos en práctica. Si tienes más dudas, puedes ponerte en contacto con Financia-T para cualquier consulta que tengas.