El certificado de empresa es el documento que la empresa remite al SEPE cuando finaliza una relación laboral, con los datos de cotización del trabajador y la causa del cese, y del que depende que pueda cobrar la prestación por desempleo. En el tráfico mercantil, además, se llaman certificados de empresa a los documentos que acreditan su situación fiscal, registral o societaria.
El certificado de empresa lo emite obligatoriamente la empresa en un plazo máximo de 10 días naturales desde el cese y se envía por vía telemática al SEPE mediante la aplicación Certifi@2. Con él, el SEPE comprueba la causa del cese y calcula la prestación por desempleo. Junto a este documento, la vida de una sociedad exige otros certificados habituales: estar al corriente con la AEAT y la Seguridad Social, la titularidad real o la certificación del Registro Mercantil.
- La empresa debe emitir y enviar el certificado en un máximo de 10 días naturales desde el cese de la relación laboral.
- El envío es telemático a través de Certifi@2, la aplicación del SEPE creada en 2006 y de uso regulado para las empresas desde 2010.
- No entregarlo es infracción grave: las multas van de 751 a 7.500 euros según el grado, conforme a la LISOS.
- Usted dispone de 15 días hábiles desde el cese para solicitar la prestación por desempleo ante el SEPE.
- En una operación de financiación se piden además certificados de estar al corriente con AEAT y TGSS y el de titularidad real, entre otros.
¿Qué es el certificado de empresa?
El certificado de empresa es el documento que recoge los datos personales y de cotización necesarios para acreditar la situación legal de desempleo del trabajador y la causa que justifica el fin de la relación laboral. Todas las empresas están obligadas a expedirlo cuando se extingue o suspende un contrato, y es la pieza con la que el SEPE decide si procede la prestación contributiva y por qué importe.
La causa del cese es determinante: si el certificado refleja que el trabajador puso fin a la relación laboral por voluntad propia, no tendrá derecho a paro. Por eso conviene revisar que lo consignado coincide con la realidad —despido, fin de contrato, ERE o ERTE— antes de tramitar la prestación. Si gestiona personal, le interesará también saber qué coste tiene para la empresa un trabajador de baja.
¿Qué datos debe incluir el certificado de empresa?
El certificado de empresa debe incluir la identificación completa del trabajador y de la empresa, más los datos con los que el SEPE calcula la prestación por desempleo. En concreto:
- Datos fiscales de la empresa y del trabajador.
- Fecha de alta y fecha de baja del trabajador.
- Modalidad de contrato y duración de la jornada.
- Causa alegada para el cese de la actividad.
- Cotizaciones por desempleo y contingencias comunes de los últimos 180 días.
- Vacaciones retribuidas y no disfrutadas, que retrasan el inicio de la prestación.
Existe un modelo oficial que, salvo casos contados, toda empresa debe seguir, de modo que el contenido es homogéneo sea cual sea el sector.
¿Cómo conseguir el certificado de empresa?
Conseguir el certificado de empresa es un trámite prácticamente automatizado. Si acaba de cesar en su puesto, el proceso es este:
- Solicítelo al departamento de recursos humanos, al responsable de personal o al departamento legal de la compañía.
- La empresa lo envía por vía telemática al SEPE mediante Certifi@2 en un máximo de 10 días naturales desde el cese; usted no necesita llevarlo en papel.
- Compruebe que consta en el SEPE a través de su sede electrónica, con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve.
- Pida cita y solicite la prestación dentro de los 15 días hábiles siguientes al cese.
¿Qué sucede si el empresario incumple su obligación?
Si la empresa no entrega el certificado en tiempo y forma incurre en una infracción grave, tal y como recoge el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: no facilitar al trabajador los documentos precisos para solicitar y tramitar cualquier prestación —incluido el certificado de empresa— se sanciona con multa. Los importes, según el grado:
- Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
- Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
- Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.
¿Qué pasa si acudo al SEPE y no se ha emitido mi certificado?
Algunas empresas demoran deliberadamente la emisión del certificado como medio de presión para que el trabajador acepte un finiquito inferior, bajo la amenaza velada de no poder cobrar el paro. Si se encuentra en esa situación, no espere: acuda igualmente al SEPE, explique el caso y presente la declaración de carencia de documentación en la solicitud de prestaciones. El organismo reclamará el certificado a la empresa y, si esta persiste en la negativa, abrirá el procedimiento sancionador. Su prestación no se pierde por el incumplimiento del empresario.
¿Qué otros certificados puede necesitar su empresa?
Más allá del certificado laboral del SEPE, una sociedad necesita con frecuencia certificados que acrediten su situación fiscal, registral y societaria: se los pedirán bancos, financiadores, administraciones y clientes en licitaciones. Estos son los habituales y dónde se solicitan:
| Certificado | Qué acredita | Dónde se pide |
|---|---|---|
| Certificado de empresa (SEPE) | Causa del cese y cotizaciones del trabajador para la prestación por desempleo | Lo emite la empresa y lo envía al SEPE vía Certifi@2 |
| Estar al corriente con la AEAT | Ausencia de deudas tributarias pendientes | Sede electrónica de la Agencia Tributaria |
| Estar al corriente con la TGSS | Ausencia de deudas con la Seguridad Social | Sede electrónica de la Seguridad Social |
| Titularidad real | Personas físicas que controlan más del 25 % de la sociedad | Registro Mercantil (registradores) o acta notarial |
| Certificación registral o nota simple mercantil | Datos inscritos: administradores, poderes, capital, objeto social | Registro Mercantil provincial |
| Situación censal | Actividad declarada, epígrafes y obligaciones fiscales | Sede electrónica de la Agencia Tributaria |
| Titularidad de cuenta bancaria | Que la cuenta pertenece a la empresa | Su entidad bancaria, desde la banca electrónica |
En Financia-T los manejamos a diario: para estudiar una operación de financiación con garantía inmobiliaria se revisan, entre otros, los certificados de estar al corriente con la AEAT y la TGSS, la titularidad real y las notas registrales de la sociedad y del inmueble. Tenerlos preparados acorta plazos: el análisis de viabilidad se resuelve en 24-72 horas y la firma ante notario llega, habitualmente, en 7-10 días. Puede ampliar en nuestra guía completa de financiación alternativa para empresas o, si su necesidad es inmediata, en financiación urgente para empresas.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de empresa
¿Quién emite el certificado de empresa y en qué plazo?
El certificado de empresa lo emite obligatoriamente la empresa —no el trabajador ni el SEPE— en un plazo máximo de 10 días naturales desde el cese de la relación laboral, y lo envía por vía telemática al SEPE mediante la aplicación Certifi@2. El trabajador no necesita presentarlo en papel: basta con comprobar en la sede electrónica del SEPE que ya consta antes de solicitar la prestación.
¿Qué hago si la empresa no envía mi certificado de empresa?
Si la empresa no envía el certificado, solicite igualmente la prestación en el SEPE dentro de los 15 días hábiles y presente la declaración de carencia de documentación. El SEPE reclamará el documento a la empresa y abrirá procedimiento sancionador si se niega: la infracción es grave y se multa con entre 751 y 7.500 euros. Su derecho al paro no decae por el incumplimiento del empresario.
¿El certificado de empresa es lo mismo que el certificado de estar al corriente?
No: el certificado de empresa es un documento laboral que acredita la causa del cese y las cotizaciones del trabajador ante el SEPE, mientras que los certificados de estar al corriente acreditan que la sociedad no tiene deudas pendientes con la Agencia Tributaria o con la Seguridad Social. Estos últimos se piden en las sedes electrónicas de la AEAT y de la TGSS y son imprescindibles en licitaciones, subvenciones y operaciones de financiación.
¿Qué es el certificado de titularidad real y quién lo exige?
El certificado de titularidad real identifica a las personas físicas que poseen o controlan, directa o indirectamente, más del 25 % del capital de la sociedad. Lo exigen bancos, notarios y financiadores en cumplimiento de la normativa de prevención de blanqueo de capitales, y se obtiene en el Registro Mercantil —a través de los registradores— o mediante acta notarial. Sin él, ninguna operación de financiación llega a la firma.
¿Qué certificados pide un financiador para estudiar una operación?
Para estudiar una operación de financiación empresarial se piden, como mínimo, los certificados de estar al corriente con la AEAT y la TGSS, el de titularidad real, la nota simple mercantil de la sociedad y la nota simple registral del inmueble ofrecido en garantía. Con esa documentación completa, en Financia-T emitimos la respuesta de viabilidad en 24-72 horas y la operación puede firmarse ante notario en 7-10 días.
Conclusión
El certificado de empresa protege el derecho al paro del trabajador y es una obligación seria para el empresario, con multas de hasta 7.500 euros por incumplirla. Y es solo uno de los certificados que la vida de una sociedad exige: tener al día los de la AEAT, la TGSS, la titularidad real y el Registro Mercantil ahorra disgustos y acelera cualquier operación. Si su empresa necesita capital, analizamos su caso de financiación con garantía hipotecaria para empresas y le respondemos en 24-72 horas: solicite aquí su estudio. Y si es autónomo, en el grupo contamos con Capital Privado MB, la marca especializada en trabajadores por cuenta propia.
